Перевыставление расхода иностранной компании

Добрый день!
У нас такая ситуация - из материнской компании приезжал с проверкой француз, мы ему оплачивали билет, и сейчас хотим получить с них возмещение этих затрат. Для того, чтобы получить от них эту валютную выручку, нужно ли нам заключать договор? или так как это разовый платеж, то достаточно счета, акта, счета-фактуры?

Заранее спасибо за помощь